Por Fernando Nardecchia Soto
Aprender el proceso RFP es una disciplina indispensable que todos los miembros de la comunidad empresarial deben dominar. Una efectiva RFP puede ayudarle a:
• Seleccionar a sus proveedores
• Formalizar su problema u oportunidad
• Reducir el costo del proyecto
No hay un método perfecto para seleccionar un proveedor. Sin embargo, el proceso típico de RFP consta de los pasos siguientes:
1. Determine sus criterios de evaluación
Para iniciar el proceso de solicitud de propuestas, es recomendable iniciar este proceso, determinando, cuáles son los criterios que se van a utilizar para evaluar las propuestas de los proveedores y establecer el peso que cada criterio llevará, en relación con los demás. Criterios comunes son la experiencia, la fuerza del equipo, la comprensión del proyecto, la ventaja diferencial y el precio. Las evaluaciones basadas en los criterios establecidos ayudarán a eliminar cualquier sesgo de situación que pueda ocurrir.
2. Investigación del proveedor
A continuación, seleccione una serie de posibles proveedores y forme una lista con la información de contacto. Su lista puede consistir en cualquier número de proveedores, dependiendo de la cantidad de tiempo que desea dedicar al proceso de solicitud de propuestas. Trate de diversificar su lista en las áreas de precios, la experiencia y cualquier otro factor que considere importante.
3. Solicitud de Información (RFI)
El siguiente paso, que es comúnmente olvidado, es presentar una solicitud de información (RFI). Las respuestas que usted reciba le permitirán eliminar a los proveedores, obviamente inferiores. Siguiendo este simple paso puede ahorrar horas de tiempo de evaluación y ayudará a reducir inicialmente la búsqueda de proveedores.
4. Escriba el PP y Enviar a proveedores
Una vez que haya eliminado los proveedores que no cumplan con los criterios iniciales, debe redactar escribir la Solicitud de Propuesta (o RFP , del inglés Request For Proposal) y enviarla a los proveedores que quedan en su lista. A esta altura del proceso, por lo general ya se han eliminado el 50% de los proveedores de su lista original.
5. Revisar las propuestas
Después de recibir todas las propuestas, de manera integral evaluar cada propuesta sobre la base de los criterios de evaluación. Una vez que la etapa de evaluación está terminada, la lista de proveedores se habrá reducido aproximadamente otro 25%.
6. Entrevista con los proveedores
Esta etapa es de mucha importancia, aunque consume mucho tiempo, el siguiente paso en el proceso de RFP es la entrevista con los proveedores. El desarrollo de un esquema de entrevista estandarizada, le permitirá evaluar a cada proveedor por igual y, en última instancia, ayudará a seleccionar el proveedor que mejor se ajuste a su proyecto y la organización.
7. Seleccione su proveedor
El último paso de la selección de un proveedor debe ser reducido a sólo unas pocos y afortunadas empresas. Si permanece indeciso, no es raro para solicitar una entrevista final, en el que una parte interesada proyecto evalúa a los vendedores de forma independiente.
